Betreff
Einführung der digitalen papierlosen Ratsarbeit
Vorlage
118/2021
Art
Sitzungsvorlage

Beschlussvorschlag:

 

Die papierlose digitale Ratsarbeit wird eingeführt. Als Software soll hierfür die Mandatos App als Erweiterung der bereits vorhandenen Sitzungssoftware Session angeschafft werden. Diese App soll bei den Ratsmitgliedern einheitlich auf einem iPad eingesetzt werden.

 

Alternative A:

 

Die Beschaffung und Administrierung der iPads für die Ratsmitglieder erfolgt zentral durch die Gemeindeverwaltung. Das Gerät kann nur für die Ratsarbeit genutzt werden und wird in ein sog. Mobile Device Management (MDM) der Gemeinde eingebunden

 

Alternative B:

 

Jedes Ratsmitglied beschafft sich das notwendige iPad selber. Hierfür zahlt die Gemeinde für eine volle Wahlperiode einen Zuschuss in Höhe von …………. Euro. Bei Beschaffung innerhalb einer Wahlperiode wird der Zuschuss anteilig gewährt.

 

Sachverhalt:

 

Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung scheint es angezeigt, auch den Schritt hin zur papierlosen digitalen Ratsarbeit zu gehen. Als Erweiterung des schon vorhandenen Sitzungsmanagement- und Ratsinformationssystems „Session“ könnte hierfür die App „Mandatos“ eingesetzt werden, die unmittelbar mit Session zusammenarbeitet. Der Hersteller beider Programme, die Fa. Somacos, hat die Funktionalität dieser App interessierten Ratsmitgliedern vor Kurzem vorgestellt. Diese App ist für die Betriebssysteme iOS (Apple), Android und Windows verfügbar. Beim Erwerb werden immer die Rechte für ein bestimmtes Betriebssystem eingeräumt. D. h. bei Nutzung unter zwei Betriebssystemen werden zwei Beträge fällig. In den umliegenden Kommunen ist der Einsatz auf Geräten der Fa. Apple am weitesten verbreitet. Aus den Erfahrungen, die in der Verwaltung in den Schulen mit dem verstärkten Einsatz von Apple-Geräten gesammelt wurden, favorisiert die Verwaltung auch den Einsatz der iOS Version auf einem iPad.

 

Im Falle des Einsatzes der Mandatos App würden bei Bedarf Schulungen der Ratsmitglieder bei der Fa. Somacos eingekauft.

 

Zu klären wäre dann noch die Frage, wie die notwendige Hardware für den Einsatz der App beschafft wird. Grundsätzlich sind hier zwei Varianten vorstellbar:

 

Variante A

 

Die Gemeindeverwaltung beschafft iPads für alle Ratsmitglieder. Die Geräte würden von dem IT-Mitarbeitern der Gemeinde zentral administriert und dazu in ein sog. Mobiles Device Management (MDM) eingebunden. Es wären nur vorher abgestimmte Apps installierbar und die Geräte sollten ausschließlich für die Ratsarbeit verwendet werden.

 

Variante B

 

Jedes Ratsmitglied beschafft sich selber ein aktuelles iPad und erhält hierfür einen Zuschuss der Gemeinde in Höhe von ……………….. Euro. Dieser Zuschuss bezieht sich auf eine volle Wahlperiode. Bei vorzeitigem Ausscheiden oder Neubesetzung innerhalb der Wahlperiode wird der Zuschuss anteilig gewährt. Das Ratsmitglied wäre dann für die Administration des Gerätes selber verantwortlich. Natürlich steht die Gemeinde für Fragen, die die Funktionalität der Mandatos-App betreffen zur Verfügung. Unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen könnte das iPad durch das Ratsmitglied dann nach Belieben genutzt werden.

 

In den übrigen Gemeinden des Kreises Coesfeld und beim Kreis Coesfeld selber wird vorrangig die Variante B eingesetzt. Hier wird Ratsmitgliedern, die bereits ein Gerät von einer anderen öffentlichen Stelle bezuschusst bekommen haben in der Regel kein neuer Zuschuss gewährt.

 

Eine Durchmischung der beiden Varianten wird wegen des Verwaltungsaufwandes von der Verwaltung nicht favorisiert.

 

Zu diskutieren ist noch über eine Lösung für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger. Aus finanziellen Gründen scheint die 1 : 1 Übertragung der Lösung für Ratsmitglieder hier nicht sachgerecht. Die Vorgehensweisen der umliegenden Gemeinden sind hier sehr unterschiedlich und können in der Sitzung vorgestellt werden.

Finanzielle Auswirkungen:

 

 

 

Keine

 

 

 

 

Ertrag / Einzahlung

 

 

 

 

Aufwand / Auszahlung

 

 

 

 

Verfügbare Mittel im Produkt / Budget

 

 

 

 

Über-/außerplanmäßig

 

 

 

 

 

Deckung im laufenden Haushaltsjahr durch

 

 

Anmerkungen:

 

Die Mittel sind überschlägig bereits im Haushalt 2021 veranschlagt. Diese würden für den Haushalt 2022 je nach Beschlussfassung in der aktuellen Höhe im Haushalt 2022 neu veranschlagt bzw. aus 2021 übertragen.