Beschlussvorschlag:

1.      Die Gemeinde Nordkirchen schließt mit dem Kreis Coesfeld, den Städten Billerbeck und Olfen sowie den Gemeinden Ascheberg, Havixbeck, Nottuln, Rosendahl und Senden die im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Wahrnehmung der Aufgabenträgerschaft für den Datenschutz durch die Bestellung einer/eines gemeinsamen Datenschutzbeauftragten.

2.      Der Bürgermeister wird ermächtigt, die als Anlage im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung (ÖRV) abzuschließen. Dies gilt auch, sofern der Entwurf im Nachgang geändert wird und die Änderung keine wesentliche Abweichung von den Regelungen des Entwurfs beinhaltet.

Sachverhalt:

I.       Problem

Sowohl der Kreis Coesfeld als auch die kreisangehörigen Städte und Gemeinden haben nach den Vorgaben des Datenschutzgesetzes des Landes NRW (DSG NRW) die Verpflichtung, einen Behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen.

Zu den grundlegenden Aufgaben der bzw. des DSB gehört die Beratung der Behördenleitung sowie der Bediensteten in datenschutzrelevanten Fragen. Ggf. sind ihr/ihm auf Verlagen im Falle des § 32 a Abs. 4 DSG NRW die entsprechenden Auskünfte zu erteilen.

Die Rechte und Pflichten des DSB ergeben sich darüber hinaus aus § 32 a DSG NRW wie folgt:

·                Unterstützung der Behördenleitung bei der Sicherstellung des Datenschutzes

·                Beratung bei der Gestaltung und Auswahl von Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten

·                Überwachung der Einhaltung der einschlägigen Vorschriften bei der Einführung neuer Verfahren oder der Änderung bestehender Verfahren

·                Frühzeitige Beteiligung bei der Erarbeitung behördeninterner Regelungen und Maßnahmen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

·                Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften

·                Vertraut machen der Bediensteten mit den Bestimmungen des DSG NRW sowie den sonstigen Vorschriften über den Datenschutz

·                Durchführung der Vorabkontrolle

·                Führung des Verfahrensverzeichnisses nach § 8 DSG NRW

Bislang wurden die Aufgaben des DSB sowohl beim Kreis als auch bei den kreisangehörigen Städten und Gemeinden nur in einem Umfang von bis zu 20 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit einer Person wahrgenommen.

Im Ergebnis bedeutet dies, dass die/der DSB regelmäßig nur auf Zuruf agieren und damit die Behördenleitung ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Sicherstellung des Datenschutzes nur ansatzweise nachkommen kann. Die Entwicklungen im zurückliegenden Zeitraum verdeutlichen jedoch, dass dieser Stundenanteil bei Weitem nicht mehr ausreicht, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Bei einem Erfahrungsaustausch der DSB des Kreises und der kreisangehörigen Kommunen ist die Idee entstanden, hier durch die Benennung einer bzw. eines gemeinsamen behördlichen DSB im Wege einer interkommunalen Zusammenarbeit Synergieeffekte zu nutzen. Auch wurde die Thematik in der Konferenz der Bürgermeister erörtert und mehrheitlich begrüßt. Lediglich die Städte Coesfeld, Dülmen und Lüdinghausen sehen derzeit nicht die Notwendigkeit, hier in Form einer interkommunalen Zusammenarbeit tätig zu werden. Gleichwohl sollte bei der weiteren Vorgehensweise auch diesen Kommunen die Möglichkeit eröffnet werden, bei zukünftigem Bedarf ebenfalls die Synergieeffekte zu nutzen.

II.      Lösung

Es ist beabsichtigt, im Wege einer mandatierenden Aufgabenübertragung die Aufgabenträgerschaft für den Behördlichen Datenschutz durch eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung von den Städten Billerbeck und Olfen sowie den Gemeinden Ascheberg, Havixbeck, Nottuln, Nordkirchen, Rosendahl und Senden auf den Kreis Coesfeld zu übertragen. Die Aufgaben der beteiligten kreisangehörigen Städte und Gemeinden werden nicht in die Zuständigkeit des Kreises Coesfeld übernommen, sondern bleiben unter Wahrung der gemeindlichen Verantwortung bei der jeweiligen Kommune. Sie werden vom gemeinsamen DSB, welcher beim Kreis anzusiedeln ist, lediglich durchgeführt und wahrgenommen. Dabei ist festzuhalten, dass sämtliche vorbereitenden Maßnahmen seitens der kreisangehörigen Städte und Gemeinden zu erbringen sind.

Im Wesentlichen kommt es dabei zu folgender Aufgabentrennung:

1.      Zuständigkeiten des Behördlichen DSB beim Kreis Coesfeld nach den Vorgaben des Datenschutzgesetzes für das Land NRW sowie der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung

Die bzw. der DSB ist für die Behördenleitung und Mitarbeiter Ansprechpartner/in in allen Fragen des Datenschutzes. Sie bzw. er

·                unterstützt sie bei der Sicherstellung des Datenschutzes

·                berät die Organisationseinheiten bei der Gestaltung und Auswahl von Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten

·                überwacht bei der Einführung neuer Verfahren oder der Änderung bestehender Verfahren die Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften und ist bei der Erarbeitung behördeninterner Regelungen und Maßnahmen zur Verarbeitung personen-bezogener Daten frühzeitig zu beteiligen

·                überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften

·                hat die Bediensteten mit den Bestimmungen des DSG NRW sowie den sonstigen Vorschriften über den Datenschutz vertraut zu machen

·                führt die Vorabkontrolle gemäß § 10 DSG NRW durch

·                führt das Verfahrensverzeichnis nach § 8 DSG NRW

2.      Zuständigkeiten der jeweiligen kreisangehörigen Stadt und Gemeinde bzw. der dortigen Ansprechpartner für den Datenschutz

Die Bürgermeister/innen sind verpflichtet, der/dem DSB die für Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Unterlagen rechtzeitig vorzulegen. Das sind z.B.

·                Dienst- und Geschäftsanweisung zum Datenschutz

·                Berechtigungskonzepte für die im Einsatz befindlichen Programme

·                Informationen für die Beteiligung bei der Gestaltung und Auswahl von Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten

·                Informationen zur Einführung neuer Verfahren oder Änderung bestehender Verfahren einschließlich der Vorlage behördeninterner Regelungen und Maßnahmen

·                Informationen zur Führung von Verfahrensverzeichnissen

Die Vorgaben des Landesdatenschutzgesetzes sehen vor, dass sowohl der Landrat des Kreises Coesfeld als auch die Bürgermeister/innen der kreisangehörigen Städte und Gemeinden jeweils für sich selbst verantwortlich sind, den Belangen des Datenschutzes zu entsprechen. Insofern bleiben sie auch im Falle der mandatierenden Aufgabenübertragung auf den Kreis Coesfeld Verantwortliche/r für die Einhaltung des Datenschutzes. Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, einen Ansprechpartner vor Ort für den gemeinsamen DSB beim Kreis Coesfeld zu benennen, um hier eine interkommunale Zusammenarbeit sicherzustellen. Darüber hinaus besteht aus Sicht der jeweiligen kreisangehörigen Stadt/Gemeinde die Notwenigkeit, den beim Kreis Coesfeld angesiedelten Behördlichen DSB zu bestellen.

III.    Alternativen

Auf die Bestellung eines gemeinsamen DSB sowie auf den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die Wahrnehmung der Aufgabenträgerschaft des Datenschutzes wird verzichtet. Weder würden dann die durch die Vereinbarung entstehenden Synergie-effekte genutzt, noch würde eine Verbesserung des Datenschutzes bei der Gemeinde Nordkirchen gewährleistet.

Finanzielle Auswirkung:

Aus der Übernahme der Aufgabenträgerschaft für den Datenschutz und durch die Bestellung einer/eines gemeinsamen DSB ergibt sich ein zusätzlicher Personalbedarf beim Kreis Coesfeld, der nicht mehr von dem vorhandenen Personal aufgefangen werden kann. Es ist daher vorgesehen, das Personal mit einer Fachkraft der Entgeltgruppe 10 oder der Besoldungsgruppe A 11 (je nach Status) zu verstärken.

Mit dem Kreis Coesfeld erfolgt eine Abrechnung dahingehend, dass die dort entstehenden Kosten (Personal-, Sach- und Gemeinkosten) anteilig vom Kreis und den teilnehmenden Kommunen getragen werden. Die Verteilung der Kosten erfolgt auf der Basis der im jeweiligen Haushaltsjahr ausgewiesenen Stellen im Stellenplan der jeweiligen Körperschaft. Verwaltungsseitig wird derzeit von einem Anteil der Gemeinde Nordkirchen von jährlich 5.000 € ausgegangen.

Anmerkungen: